タスクについて

サイバーポートでの「タスク」とは、取引内の帳票に対して、更新や送信を行う取引関係先を「担当する組織」として設定したり、帳票に対して「必須項目」を設定する機能です。

  • 状況に応じて最適な「担当する組織」を設定できます

    自組織が担当（作成すべき／確認すべき）となるタスクは、取引でのタスク一覧、帳票でのタスク一覧、及び、ダッシュボードでのタスク で参照できるため、利用者が所属している組織にとって、アクティブな帳票を明確にすることができます。

  • 帳票で入力してほしい項目を「必須項目」として設定できます

    「必須項目」は、取引・帳票ごとに設定するもので、帳票に対して複数のタスクが設定できるので、取引に参加している事業者（取引関係先）に応じた設定を適用することができます。

下図のように、ある帳票を取引関係先から受け取りたい場合、その帳票にタスクを設定し、帳票を受け取る際に入力してほしい項目を必須項目として設定、受け取り元となる取引関係先をタスクを担当する組織として設定します。1

このタスクの担当となった取引関係先は、タスクで設定された必須項目に従い、帳票の入力を行い（帳票の更新）、帳票を送信することで、タスクを作成した取引関係先が、業務を行う上で必要な項目が入力された帳票を受け取ることができます。

1:下図の例では、ターミナルオペレーター事業者が、海貨業者から、UL060：空コンテナピックアップオーダーを使用して、空コンテナピックアップオーダーの申し込みを受けるためのタスクを設定しています。

タスクは帳票と紐付けて登録され、１つ帳票について複数のタスクが登録できるので、取引に参加している事業者（取引関係先）に応じた設定を適用することができます。2

2:例えば、UL060：空コンテナピックアップオーダーを使用した業務の場合、以下のように、「空コンテナピックアップオーダーを依頼するタスク」と、「空コンテナピックアップオーダーの依頼について回答するタスク」というように、１つの帳票に２種類のタスクを作成します。

タスクを作成した組織と担当となる組織

タスクは、基本的に、業務を行う上で必要な項目が入力された帳票を受け取りたい組織（取引関係先）が、その帳票に対して、タスクを作成します。3

3:帳票を受け取る帳票に対してタスクを作成するのは基本的なタスクの使い方で、帳票を各取引関係先に提出する業務の場合でも、その帳票にタスクを作成し、担当も自身の組織とすることで、帳票を提出する業務でもタスクは使用できます。

タスクを作成した組織も、担当となる組織も、タスクが作成された帳票に対して、取引内でのアクセス権限（ReadWrite、Read）が必要となります。

利用者が所属している組織がタスクの「担当」となった場合は、利用者が所属している組織の中から、担当する利用者（ユーザー）を割り当てることが可能です。

取引でのタスクの一覧 や、帳票のタスク では、タスクを担当する組織を表示しますが、タスクの「担当」の設定により、以下のように表示を切り替えます。

利用者が所属している組織が担当 利用者が担当 利用者が所属していない組織が担当

事業種別は青色で表示。
組織名を表示します。
「サイバーポート海貨業者1」
という利用者が担当
事業種別は黄色で表示。
上段に会社名、下段に組織名を表示します。

タスクの作成後、タスクを作成した組織は変更できませんが、タスクを担当する組織は、いつでも変更可能です。詳細は、以下のマニュアルをご参照ください。

帳票の送信によるタスクを担当する組織の変更

タスクは、業務を行う上で必要な項目が入力された帳票を受け取りたい組織（取引関係先）が、その帳票に対して、タスクを作成するので、タスクの最終的な担当する組織は、タスクを作成した組織となります。

この「タスクを担当する組織の変更」は、帳票の送信 で行います。

利用者が所属している組織が担当となっているタスクが作成された帳票について、帳票の送信 を行うと、タスクの担当が、そのタスクを作成した組織に自動で変更します。

操作１：タスクを作成し、担当する組織を設定 操作２：担当する組織が帳票を更新 操作３：担当する組織が帳票を送信
帳票を受け取りたい組織がタスクを作成し、帳票の入力作業をしてほしい>組織を担当として設定します。 タスクの担当となった組織は、タスクの必須項目などに従い、帳票を更新します。 帳票の送信では、この帳票で担当となっていたタスクについて、担当がタスクを作成した組織に切り替えます。

タスクの必須項目の設定

タスクは、帳票を受け取る際に入力してほしい項目を必須項目として設定できます。

必須項目の設定は、タスクを作成する や、タスクの状態を変更する で、開いている帳票の項目をチェックボックスで選択する形で設定します。

必須項目の確認

必須項目が設定されたタスクの状態が「処理中」であり、そのタスクを担当する組織に所属する利用者が、そのタスクが設定されている帳票を開くと、必須項目である項目の背景を黄色で表示します。

また、タスクの状態を変更する では、「必須項目の設定」の項目をクリックすると、帳票の当該項目へカーソルが移動し、必須項目が帳票上、どこにあるのかを確認することができます。

必須項目の入力チェック

タスクにより、必須項目が設定された帳票は、帳票の更新後の 帳票の送信 において、必須項目が入力されているか否かのチェックが自動で行われます。

チェックの結果、必須項目が未入力の場合は、帳票の送信 が失敗し、以下のメッセージが表示されます。

タスクの状態

タスクは、以下の３つの状態を管理します。

状態 意味
タスクが処理中であることを意味します。
タスクの作成直後は、この状態となります。
担当するタスク数のカウントに含まれ4、必須項目の設定も有効な状態です。
タスクが完了していることを意味します。
タスクの状態を変更するや、帳票の送信 でタスクの状態を完了にします。
担当するタスク数のカウントに含まれず4、必須項目の設定も無効となります。
タスクをキャンセルしたことを意味します。
タスクの状態を変更する でタスクの状態をキャンセルにします。
担当するタスク数のカウントに含まれず4、必須項目の設定も無効となります。

4:取引でのタスクの一覧、帳票のタスク の赤丸付き数字は、利用者が所属している組織が「担当」する組織と設定されていて、かつ、タスクの状態（ステータス）が「処理中」であるタスクの件数を表示します。