利用者について

サイバーポートでは利用者を以下の２種類で定義しています。

＜利用者の種類＞

種類	説明	利用できる主な機能
利用者	帳票を利用する通常の利用者	標準機能（取引／帳票の API や WEB 画面） システム管理機能は利用不可
管理者	利用者・組織の管理者	システム管理機能（会社、組織、利用者等の管理機能）標準機能も利用可能

管理者は、会社単位に１名以上の登録が必要となります。各組織に１名ずつ登録することも可能です。
また管理者は利用者と同様に標準機能を利用することも可能です。

管理者の役割

管理者は、サイバーポートにおける会社、組織の管理者として、システム管理機能を使用して以下の操作が可能です。

＜システム管理機能＞

機能	説明
会社管理	貴社の会社情報の編集 管理者の追加、削除 届出番号及び登録番号の追加、削除
組織管理	貴社の組織情報の追加／編集 組織の名称での検索可否設定、組織の有効／無効化 利用する Webhook 通知先（貴社システム）の割り当て
利用者管理	利用者の追加（メールで個別に招待または一括取込）、編集 利用者の有効／無効化
Webhook 通知先管理	Webhook の通知先システムの名称・URL の変更

システム管理機能の概要

会社管理

• 管理者として、貴社の会社情報の更新、管理者の追加・削除、届出番号及び登録番号の追加、削除の実施。

• 会社の名称、住所、代表者等を編集することができます。

• 管理者登録では、新たな管理者を追加することが可能です。

  また管理者が変更した場合は、既存の管理者から権限を外して新たな管理者に権限を付与してください。

• 利用申請時に「届出荷送人」または「登録確定事業者」の事業種別を選択していた場合は、当機能にて届出番号及び登録番号の追加、削除ができます。

• 届出荷送人または登録確定事業者の事業種別を持つ会社は、届出番号及び登録番号に追加や変更があった際、常に最新状態となるよう速やかにメンテナンスしてください。

• 新たな事業種別の追加及び削除が必要な場合は、ポータルサイトからの変更申請を実施してください。

  （「届出荷送人」、「登録確定事業者」の事業種別も同様）

組織管理

• 管理者として、貴社の組織情報の追加／編集、組織の動作設定を実施。

• 新しい組織の追加、既存組織の組織名、住所等の編集ができます。組織を登録する際は、サイバーポート内で一意となる「組織 ID」を付与する必要があり、組織を検索する際に使用します。登録後、組織 ID を変更することはできません。

• 組織変更等で不要となった組織は、「無効」に設定することで、論理的な削除状態となります。無効化された組織に所属する利用者は、取引や帳票の作成や更新ができなくなります。

  ※ 一度も取引に参加したことがない組織に限り組織の削除が可能です。

• 組織に対しては、会社に割り当てられた事業種別を必ず１つ以上割り当てる必要があります。

  詳細は「帳票へのアクセス権限について」をご参照ください。

• 組織の「名称での検索可否」を設定できます。

  「許可する」を設定した場合には、サイバーポートを利用する全ての利用者から検索及び取引への追加ができる組織となります。

  「許可しない」の設定をした場合には、組織 ID を知っている利用者だけが検索及び取引への追加ができます。

  ※「許可しない」を設定した組織が他社からどのように見えるかは、「取引関係先を追加する」をご参照ください。

• 組織には Webhook 通知先を設定することができます。Webhook 通知先として登録した通知先を組織に割り当てます。当該組織が取引に追加された場合や、帳票が送信された場合の通知先となります。

• 組織に変更（名称変更や追加／廃止）が発生した場合、速やかに最新化をお願いいたします。組織が廃止された場合や、サイバーポートを使用しなくなった組織は無効化してください。また、組織が変更されたことは取引関係先への周知も忘れずに実施してください。

• サイバーポート上の組織名は、他社に分かりやすい名称を付与してください。標準機能の取引画面で検索、表示されるため、他社の利用者にも分かりやすい名称にしてください。

• 貴社組織を、他社の利用者から自由に検索できたり取引に追加して欲しくない場合、「名称での検索」は「許可しない」と設定してください。その代わりに、取引相手となる他社には組織 ID を予め周知しておく必要があります。　周知方法は、取引事業者間でのメールや電話での連絡を想定しています。

• 組織 ID は、サイバーポート内で一意とします。（他社も含め、既に存在している組織 ID は使用できません）

• 管理者が組織を登録する際に任意の文字列を入力し登録します。最大 20 文字の英数字記号とし、英字は大文字小文字を区別します。

• 「名称での検索を許可しない」と設定した組織は、検索条件として組織 ID を指定した場合のみ検索結果として表示されます。組織情報を広く他社に公開せずに、予め ID を交換しておくことで限られた取引先間でのみ検索可能とするためです。

利用者管理

• 管理者として、新しい利用者の追加、削除、利用者の氏名、通知先メールアドレス等の編集ができます。

• 利用者の追加にあたっては、以下の種類と方法があります。

  ① 利用者 の招待

  利用者を新規登録するための招待メールを送信することができます。
  招待メールを受信した利用者がメールに記載された URL からアカウント作成を行うことで、利用者が新規登録されます。
  ※ 少ない人数の利用者を新規登録する際に便利な機能です。
  

  ② 利用者 の一括取込

  利用者のメールアドレスやパスワードを記載した CSV ファイルを取り込むことで、複数人の利用者が新規登録されます。
  ※ 組織単位に作成した CSV ファイルを取り込むため、利用者の初期セットアップや、組織変更等による多数の利用者の異動等に便利な機能です。

• 利用者が所属する組織の追加、削除ができます。複数組織を兼務する場合や所属組織が変更される場合などは当機能でメンテナンスします。

• 利用者の有効／無効化ができます。

  異動や退職等によりサイバーポートを利用しなくなる場合などに無効化することができます。
  （無効化した利用者を有効化することもできます）
  

  無効化された利用者は、取引や帳票に対する操作は何もできなくなります。

• サイバーポートを利用する利用者に変更（追加／変更／削除）が発生した場合、速やかに最新化をお願いいたします。サイバーポートを使用しなくなった場合利用者は無効化または削除してください。

• 利用者の登録は必ず個人単位で登録してください。（アカウントの共有は推奨しません）

Webhook 通知先管理

• Webhook 通知先を登録、編集することができます。当機能で Webhook 通知先の URL を登録しておき、組織管理の機能で組織に紐付けることで、組織に対する通知を Webhook で受け取ることができます。

利用者の役割

利用者 は、管理者が一括登録するか、招待メールを送信することで作成されます。
利用者 は、サイバーポートの一般利用者として標準機能を使用して取引や帳票を作成、共有することができます。

＜標準機能＞

機能	説明
利用者情報編集	自身の利用者情報編集 ・利用者名変更 ・メール通知設定 ・パスワード変更
取引・帳票	取引の作成、パートナー（取引に参加する組織）の追加／削除 帳票の作成／編集／送信 netNACCS との連携データの取込／出力